19/20: Informacioni sistemi i baze podataka

Projekat za kreiranje informacionog sistema po pravilu realizuje tim stručnjaka koji nisu sastavni deo organizacije u kojoj se to implementira. Naravno, očekuje se visok stepen saradnje između organizacije i projektanata.

Da bi se obavio uspešan razvoj informacionog sistema, neophodno je obezbediti podršku rukovodstva firme i uključiti korisnike u sve faze razvoja. Sem toga, potrebno je jasno definisati ciljeve i zadatke sistema i usredsrediti se na najvažnije probleme i eventualne povoljnosti. Uz to, poželjno je da se koriste dokazane metode razvoja informacionog sistema i da se koristi jednostavan i adekvatan dizajn. Bitno je da postoji dobar program obuke uključenih osoba, adekvatan plan uvođenja nakon završetka projekta, kao i dobro definisan i organizovan program održavanja.

Na prethodnom času su nabrojane glavne faze u razvoju informacionih sistema. U nastavku su navedene faze u razvoju informacionih sistema, i to u potpunosti:

- Faze u razvoju informacionog sistema:

Svaka od pomenutih faza se mora odraditi. Faze se mogu deliti na podfaze ili aktivnosti.

Planiranje razvoja informacionog sistema

Planiranje razvoja informacionog sistema podrazumeva određivanje ciljeva, donošenje programa razvoja i biranje optimalne investicione alternative.

Ova faza je deo strateškog planiranja jedne organizacije. Aktivnosti u okviru ove faze su:

• Identifikacija i definisanje problema.
• Analiza postojećeg informacionog sistema
• Treba se odlučiti na uvođenje potpuno novog ili modifikovanog informacionog sistema
• Projektovanje logičke strukture baze podataka
• Definisanje koncepcije tehničke podrške
• Definisanje modela kadrovske podrške
• Specifikacija potrebnih ulaganja
• Analiza izvodljivosti projekta
• Utvrđivanje prioriteta i izbor projektanta
• Planiranje realizacije projekta
• Prihvatanje ili odbijanje plana razvoja

Aktivnosti koje se obavljaju tokom kompletnog procesa planiranja informacionog sistema su proučavanje dokumenata, evidencija i analiza postojećih aplikacija, posmatranje poslovnog sistema, radni sastanci, a ako treba i razvoj prototipa.

Na kraju su navedeni najčešći problemi pri prikupljanju informacija.

U nastavku je objašnjenje navedenih pojmova (za veću ocenu):

1. Identifikacija i definisanje problema:

Potrebe za kreiranjem novog informacionog sistema mogu da potiču iz više razloga. U nastavku su dati oni razlozi koji se najčešće sreću: problemi sa postojećim informacionim sistemom, želja za iskorišćavanjem novih šansi i pogodnosti, rastuća konkurencija, potreba za efikasnijim korišćenjem informacija, reorganizacija u organizaciji, promene na tržištu i okruženju, razvoj organizacije...

2. Analiza postojećeg informacionog sistema

Treba sagledati stanje hardvera, sistemskog i aplikativnog softvera, informatičkih kadrova, troškova funkcionisanja, iskorišćenosti postojećih resursa - Na kraju treba proceniti kvalitet, pravovremenost, primerenost količine i načina prezentacije samih informacija koje postojeći sistem pruža.

3. Treba se odlučiti na uvođenje potpuno novog ili modifikovanog informacionog sistema

Da bi se odredilo šta uraditi, treba uporediti koje će se funkcije iz postojećeg sistema zadržati, koje će biti modifikovane, a koje će biti uvedene. Treba zatim razmotriti organizaciju podataka i klasa podataka, baza podataka, itd. Na osnovu razlika između projektovanog i trenutnog informacionog sistema donosi se odluka o tipu promena u informacionom sistemu.

4. Projektovanje logičke strukture baze podataka

Ovaj deo se realizuje na nivou objekata i veza među njima.

5. Definisanje koncepcije tehničke podrške

Na osnovu ciljeva koji se žele postići sa željenim informacionim sistemom i u zavisnosti od veličine organizacije, kao i drugih uslova, donosi se odluka o obimu i strukturi računarskih resursa, komunikacione i periferijske opreme, sistemskog softvera, itd.

Kod hardvera treba obezbediti: visoku integraciju, modularnu izgradnju, visoku pouzdanost, sigurnost i raspoloživost (na kritičnim mestima treba predvideti dupliranje kapaciteta) i lako održavanje.

Sistemski softver treba da obezbedi: modularnost, user-frendly okruženje, podršku drugim programskim alatima, efikasno korišćenje postojeće opreme, i, naravno, jednostavno održavanje.

6. Definisanje modela kadrovske podrške

Ovo se odnosi na način kako su organizovani delovi i pojedinci u organizaciji kojima je povereno vođenje poslova u domenu informacionog sistema.

7. Specifikacija potrebnih ulaganja

Ova stavka obuhvata procenu ulaganja u sledeće elemente informacionog sistema: hardver, sistemski softver, softver za rad sa bazama podataka, softver za automatizaciju poslovanja krajnjih korisnika (npr. kancelarijsko poslovanje), razvoj i obuku informatičkih kadrova.

8. Analiza izvodljivosti projekta

Za pojedine projekte se vrši analiza njihove izvodljivosti, odnosno merenje korisnosti, praktičnosti i isplativosti projekta informacionog sistema. Ove analize treba da se vrše tokom planiranja, ali i kasnije. Nakon odluke o pokretanju projekta složenost i opseg projekta se mogu promeniti, te početno izvodljiv projekat može postati neizvodljiv.

Ovde treba voditi računa o sledećem:

• Tehnička izvodljivost (obezbeđivanje hardvera i softvera - procena mogućih rešenja i alternativa),
  
• Ekonomski (da li se mogu obezbediti sredstva i da li će dalje poslovanje informacionog sistema biti isplativo),
  
• Zakonski (da li postoje zakonske smetnje za rad zamišljenog informacionog sistema),
• Operacionalni (da li će sistem biti prilagođen za podršku ljudima koji će da ga koriste: Koliko je hitno? Vredi li rešavati problem? Stav korisnika prema rešenju? ),
  
• Planski (da li se sistem može realizovati na vreme).

9. Utvrđivanje prioriteta i izbor projektanta

Informacioni sistem se uvodi na najkritičnijim mestima prvo (mestima koja su vezana za najveći broj radnika, ili za najviše rukovodstvo, ili za najvažnije poslove firme).

10. Planiranje realizacije projekta

Većina stručnjaka tvrdi da je ovo složena faza koja se poverava nekom stručnjaku iz oblasti organizacije rada ??

11. Prihvatanje ili odbijanje plana razvoja

Ako su prikupljene informacije dovoljne za donošenje odluke, treba doneti odluku o razvoju informacionog sistema (pozitivnu ili negativnu), a ako nema dovoljno informacija, treba zahtevati prikupljanje dodatnih informacija i činjenica o informacionom sistemu. Ako je trenutna procena da ne treba ići na novi ili modifikovani informacioni sistem, to ne znači da predloženi plan razvoja nije dobar, već samo da ne treba ići na dalji razvoj u ovom trenutku. Takvi projekti se "skladište" da bi se možda mogli koristiti u narednom periodu.

Proučavanje dokumenata

Prikupljaju se svi dokumenti do kojih se može doći. U prvom redu treba prikupiti dokumente koji su nastali kao rezultat analize procesa, tipične dokumente (pravilnici, zakoni, obrasci, izvještaji) i dokumente nastale analizom podataka. Poželjno je da dokumenti budu reprezentativni, tj. popunjeni na tipičan način (tako se može ustanoviti koje informacije se unose i na koji način). Reprezentativni dokumenti najčešće ne ukazuju na izuzetke, to jest podatke koji se ređe beleže, ali ipak trebaju. Stalno beleženje nekih podataka ne mora značiti da su ti podaci stvarno potrebni. Treba prikupiti više uzoraka iste vrste dokumenta!

Vrednost informacija o analiziranoj organizaciji prikupljena (samo) preko dokumenata je niska. Praksa može odudarati od pravilnika i administrativnih obrazaca. Treba shvatiti zašto i kada dokumenti nastaju, kako se popunjavaju, koliko su potrebni, te šta treba promeniti da bi se popravili (sadržaj, lakoća popunjavanja i čitanja). Nužno je modele (podataka), razmatrane analizom, proveriti kod korisnika.

Evidencija i analiza postojećih aplikacija

Budući da su nedostaci opreme, podrške i podataka najčešći razlozi za izgradnju novog informacionog sistema, potrebno ih je evidentirati i analizirati. Vrši se procena aplikacija i (baza) podataka u primeni, i to: korišteni programski jezici i alati, uključujući programe za kancelarijsko poslovanje (npr. Excel), podržane funkcije i način opsluživanja programa, međusobna povezanost različitih aplikacija i podataka, postojeće platforme (računari, operativni sistem, mreža, SUBP), kao i sastav i stepen informatičke obučenosti korisnika.

Analiziraju se nedostaci sistemske opreme i programske podrške. U prvom redu se analizira nepovezanost aplikacija (tzv. informatička ostrva), loša programska rešenja (funkcionalnost, ergonomija), nepouzdanost, integritet, zaštita i sigurnost podataka. Takođe se analizira nepostojanje programske dokumentacije, tehnološka zastarelost (programski jezici i alati, nemogućnost rada u višekorisničkom okruženju, grafički interfejs).

Posmatranje poslovnog sistema

Definisanje zahteva za informacionim sistemom se može dopuniti uvidom u poslovne procese, odnosno posmatranjem radnih sredina. Posmatra se lokacija i kretanje ljudi, tok izvršavanja poslova, fizički ulazi i izlazi sistema, preuzimanje, izrada i razmena dokumenata, procesi osnovne delatnosti, npr. proizvodnje. Prednost ovakvog pristupa je u tome što je analitičar u stanju da realno sagleda poslovni proces. Ovaj pristup je efikasan, ako se dobro provede, i obezbeđuje pouzdanost prikupljenih informacija. Nedostaci posmatranja poslovnog sistema su neefikasnost, ako se dobro ne provede, znatan utrošak vremena, ometanje i nelagodnost posmatranih osoba, mogućnost manipulacije posmatrača, npr. prikrivanjem uobičajenog kršenja radnih procedura.

Podaci dobijeni iz malog broja kratkotrajnih posmatranja mogu biti nepouzdani i netačni. Posmatranje na licu mjesta je najteža metoda za utvrđivanje činjenica.

Radni sastanci

Radni sastanci (sednice) se organizuju da analitičari i korisnici zajednički provode analizu i oblikovanje. Cilj sednice je (zajedničko) pronalaženje najboljeg rješenja. Za to je potreban poseban prostor i izolacija, moderator, dnevni red i zapisnici.

Genijalnost grupe se koristi za prikupljanje ideja i definisanje informacionih potreba. Izvodi se tako da se od svakog ispitanika iz grupe traži da definiše svoj pogled na idealno rešenje. Svaki učesnik iznosi sve što mu pada na pamet u vezi sa problemom koji se rešava. Od predloženih rešenja odabira se najbolje prema realnoj izvodljivosti. Postupak je koristan tamo gde postoje korisnici koji dobro poznaju sistem, ali teško prihvataju nove ideje.

Prednosti radnih sednica su njihova pogodnost za projekte kojima se rešavaju problemi važni za celi poslovni sistem ili veći deo poslovanja. Njihovim organizovanjem se izbegavaju specifični (egzotični) i nejasni zahtevi, preciznije se ustanovljava doseg projekta i bolje uočava protivrečnost zahteva. Nedostaci radnih sednica su pasivnost učesnika, “usitnjavanje” razgovora i često udaljavanje od tema. Sednice treba da traju više dana (5 do 10) u nekoliko sedmica. Ovom zahtevu u praksi je vrlo teško udovoljiti zbog obaveza učesnika. Otpor sednici je srazmeran nivou položaja konkretnog učesnika. Otpor je naročito naglašen kada poslovni sistem zapošljava informatičare, jer se podrazumeva da je informatizacija isključivo njihov posao.

Razvoj prototipa

Razvoj prototipa se koristi kada korisnik ne može tačno da definiše svoje informacione potrebe pre nego što se izgradi informacioni sistem. Razlog tome može biti nedostatak postojećeg modela na kojem bi korisnik zasnivao svoje potrebe ili pak teška vizuelizacija budućeg sistema. Da bi se olakšala vizuelizacija budućeg sistema izgrađuje se sistem koji zadovoljava neke osnovne, inicijalne potrebe. U radu sa takvim sistemom korisnik otkriva svoje informacione potrebe, te se sistem modifikuje kako bi se zadovoljile te potrebe. Postupak korištenje sistema i modifikovanje istog iterativno se ponavlja, a informacione potrebe korisnika otkrivaju korištenjem sistema.

Najčešći problemi pri prikupljanju informacija

Ponašanje korisnika često može da uzrokuje niz problema pri definisanju zahteva za informacioni sistem. Informatičkim žargonom su opisana ponašanja koja se mogu očekivati od korisnika.

1. Taktika “kuhinjskog sudopera”: korisnik navodi (preko)brojne potrebe, gomilu nepotrebnih izvještaja, ekranskih formi, sortiranja, izračunavanja i sl. Ovakav pristup obično je uzrokovan pomanjkanjem iskustva korisnika, koji ne zna šta bi mu stvarno moglo zatrebati ili nije u stanju izdvojiti ono šta je bitno;
2. Taktika “dimne zavjese”: korisnik traži više mogućnosti, a zapravo mu je potrebna samo jedna ili dvije. Dodatni zahtevi služe za postizanje bolje nagodbe sa analitičarom. Ova taktika obično oslikava korisnika sa dobrim poznavanjem onoga šta želi, a zahteve treba redukovati na one realne i izvodljive;
3. Taktika "Treba mi isto, ali u boljem obliku": korisniku koji koristi ovu taktiku nedostaje volja ili znanje, a ponekad oboje. Šanse za uspešno definisanje problema su male, jer samo korisnik može izraziti svoje potrebe i probleme.

Korisnik je sklon da prešuti izuzetke, koji su bitni (nužni!) za uspešnu realizaciju, a obično izuzeci zahtevaju i najviše napora tokom ugradnje: "To je naša jedina procedura … (osim kada … )".

Ne izjednačavati “tako se uvijek radi” sa “tako treba raditi”!